¡Aprende a organizar tu tiempo y dinero en forma eficaz con el método “Organízate con eficacia” Getting Things Done GTD de David Allen!
En el post anterior vimos que el tiempo es como una bombonera con espacio limitado donde echamos cosas productivas e improductivas hasta que ésta se llena y de que la llenemos definirá el aprovechamiento o desperdicio de nuestra vida.
Por ejemplo, desaprovechamos el tiempo cuándo pasamos miles de horas frente a la televisión o navegando por internet a lo largo de nuestra vida, pero también cuando nos la pasamos trabajando a expensas de nuestro tiempo con la familia.
Esto nos llevaba a concluir que para aprovechar al máximo el tiempo, debíamos llenar esa bombonera de la forma más balanceada posible y que para ello era importante definir esos roles o áreas en nuestra vida a las cuales dedicarles más tiempo.
Y dentro de esos roles o áreas vitales mencionábamos la Espiritualidad, la familia, nuestro conyugue, el trabajo y la vida profesional, el cuidado de nuestra salud, el servir a los demás, los proyectos, la recreación y el descanso.
En este episodio veremos precisamente cómo organizar nuestro tiempo de la manera más efectiva posible en cada una de las áreas que hayamos elegido como las más importantes, pero antes introduciremos un concepto esencial a la hora de administrar nuestro tiempo y nuestra vida.
IMPORTANTE VS. LO URGENTE
Stephen Covey, en su libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” habla de lo urgente vs. lo importante.
Lo urgente está constituido por todas aquellas cosas que demandan nuestro tiempo e intervención de forma inmediata, porque de no hacerse el asunto va agravarse.
Por ejemplo, un asunto urgente puede ser un aviso de embargo a tus bienes, como consecuencia de tu desorden financiero y de no poner la cara a tus acreedores o también puede ser un diagnóstico médico por causa de años de descuido en tu alimentación y por tu sedentarismo.
Las cosas urgentes nos agobian y no nos permiten respirar porque usualmente vienen una tras otra. El problema es que nos acostumbramos a vivir así y pensamos que es normal vivir apagando incendios.
De otra parte, lo importante son todas aquellas cosas que debes hacer pero que si no las haces hoy no pasa nada, pero de no hacerlas nunca terminan convirtiéndose ojo: en cosas urgentes.
Por ejemplo, sabes que en tu área financiera es importante hacer un presupuesto porque va a traer orden a tus finanzas. Si no lo haces hoy, no va a pasar nada, pero si terminas nunca haciéndolo se pueden generar serios conflictos con tu pareja o como lo mencionaba, el asunto puede acabar con la pérdida de tu casa.
Asimismo eres consciente de lo importante que es hacer ejercicio con regularidad para tu salud. Si no haces ejercicio hoy, seguramente no te vas a morir, pero si el ejercicio termina siendo sólo un propósito, mañana tu corazón empezará a fallar y ahí si tendrás que hacer algo al respecto.
Cuando le dedicamos más tiempo a lo importante, viviremos más tranquilos y felices, porque las urgencias, aunque las seguiremos teniendo, disminuirán de forma significativa, permitiéndonos disfrutar más la vida y alcanzar nuestra realización personal.
¿Cómo quieres vivir? ¿Quieres pasar tu vida apagando incendios o por el contrario construir una vida significativa? Mira: organizar tu tiempo dándole prioridad a lo importante sobre lo urgente te llevará a la efectividad personal y para ello está el método GTD, o Getting Things Done o en español “organízate con eficacia”.
METODO GTD
El método GTD u “Organízate con eficacia” fue creado por David Allen, un experto en temas de productividad quien se hizo famoso cuando publicó el libro que lleva el mismo nombre en el 2001.
Este método se basa en el principio de que necesitamos liberar nuestra mente de todas las tareas pendientes que giran en nuestra cabeza guardándolas en un lugar específico. Así ya no será necesario gastar tiempo recordando lo que tenemos que hacer y nos podremos concentrar en realizar dichas tareas con efectividad.
Aunque este método no se basa en establecer prioridades, es decir, en concentrarse en lo importante sobre lo urgente, en este post si lo voy a tener en cuenta. De hecho, la explicación que te voy a dar a continuación es una adaptación de este sistema, que a mí me ha dado resultado. De igual manera, tú puedes adaptarlo también como mejor te funcione.
Para que este episodio sea de provecho para ti, te sugiero que tomes lápiz y papel y vayas apuntando lo que te voy a explicar a continuación, para que lo puedas poner en práctica después. De ser necesario, detente en cada fase del método, toma notas y continúa así con el siguiente.
Vamos a suponer que ya leiste el post anterior o escuchaste el episodio 44 de mi podcast y que hiciste la tarea de definir las áreas más importantes de tu vida. Si aún no lo has hecho, te invito que te detengas aquí y primero escuches el episodio 44.
Muy bien. Organízate con eficacia es un método que se compone de 5 fases o principios que son: Recopilar, procesar, organizar, hacer y revisar.
RECOPILAR.
Recopilar es la primera fase de este método, donde nos indica que debemos reunir todas las tareas que tenemos pendientes por hacer.
Como la esencia del método es concentrar todas las tareas en un lugar específico, lo primero que debemos hacer en esta fase es definir ese lugar.
¿y cuál puede ser ese lugar? Puede ser simplemente una libreta de apuntes, una bandeja de entrada física, la bandeja de entrada de tu correo electrónico, la aplicación de notas de tu teléfono celular o preferiblemente atención: una lista de tareas.
Debes elegir al menos una bandeja electrónica que para mi gusto puede ser una lista de tareas en tu computador o celular (De hecho hay múltiples aplicaciones de listas de tareas) y una bandeja física.
Una vez ya tengamos definidas estas bandejas, empezaremos a recopilar información. ¿De dónde? pues de los diferentes lugares donde esas tareas se encuentran.
Como el método sugiere que no debemos dejar nada a la memoria, el primer lugar donde hay un montón de tareas por hacer es nuestra propia cabeza y lo primero que precisamente debemos hacer es “vaciarla”, es decir, apuntar en nuestra lista de tareas todo lo que nos acordemos, teniendo en cuenta los diferentes roles o áreas de nuestra vida.
Ejemplo de ello es comprar con tiempo el regalo de cumpleaños para nuestra esposa, llamar a ese cliente importante para revisar la propuesta que le envíamos, agendar una cita con el consejero escolar de nuestros hijos, pagar la factura del agua o renovar nuestra matrícula en el gimnasio.
Una vez hemos vaciado la cabeza y colocado todos esos pendientes en nuestra lista de tareas, seguiremos con otros lugares, donde hay más cosas por hacer.
Y uno de estos lugares es nuestro propio celular, donde encontramos básicamente tres cosas: llamadas por devolver, algunos mensajes de texto, redes sociales y atención: Mensajes de Whatsapp.
Pues Whatsapp se ha convertido en una fuente de múltiples tareas por hacer, ya que nuestra familia nos escribe por whatsapp, nuestros amigos, nos escriben por whatsapp, nuestros compañeros de trabajo, nuestro jefe ¡y hasta nuestros clientes ya nos escriben por whatsapp!
El mensaje de las frutas que tenemos que llevar a casa por la noche, La solicitud de información de un cliente o la invitación que nuestros amigos nos están haciendo a cenar deberán ser llevadas también a nuestra lista de tareas.
Además de la cabeza y el whatsapp hay otro lugar que por lo general vive atestado: ¿sabes cuál es? nuestro correo electrónico.
El correo está lleno de tareas por hacer, generadas principalmente por cosas relacionadas con nuestra área profesional y de trabajo y en segunda medida por nuestra familia y amigos. Cada correo deberá ser convertido en una tarea para su posterior gestión.
Y finalmente, están los papeles sueltos, las facturas por pagar, las cosas por leer o diligenciar, las notificaciones de todo tipo y en general todo tipo de papeles físicos. Todos ellos deben ser colocados en nuestra bandeja de entrada física.
PROCESAR.
Muy bien. Hasta este punto sólo le hemos dado un lugar físico o electrónico a las cosas que debemos hacer. Lo siguiente que nos enseña el método es procesar, siguiendo los siguientes principios:
- Empezar siempre por el principio, es decir, procesar en orden de llegada.
- No procesar una misma tarea más de una vez.
- No devolver ninguna tarea a la lista de tareas. Es decir, todo tiene que gestionarse.
Lo primero que debemos hacer en esta fase de procesar es ahí si preguntarnos: ¿Qué es esto? que consiste en darle una categoría a la tarea. ¿Esto es algo relacionado con familia? Esto es algo relacionado con mi salud? ¿esto es algo relacionado con mi área financiera? o simplemente es spam en el caso de los correos electrónicos o mensajes o simplemente es basura?
Categorizar las tareas nos va ayudar muchísimo en el procesamiento de las mismas. Mi recomendación es que te tomes el tiempo que sea necesario para hacerlo.
Una vez hayamos categorizado las mismas, la siguiente pregunta a formularnos es ¿esta tarea requiere de alguna acción? Si la respuesta es NO, hay tres posibilidades:
La primera es si es basura, SPAM o no es algo importante para nosotros, lo único que tendremos que hacer será borrar el mensaje o botar el papel a la cesta de la basura.
La segunda posibilidad es si es algo que debemos archivar. De ser así, lo que tendremos que hacer en este caso será guardarlo en la carpeta correspondiente, como por ejemplo, el pago de la factura hipotecaria del mes, el pago de nuestros impuestos, los resultados de nuestro chequeo médico, los documentos legales de nuestro negocio o el mensaje de agradecimiento de tus suegros por la comida del fin de semana.
Cabe aclarar que es importante tener un archivo limpio y organizado con carpetas para cada uno de nuestros asuntos, de tal manera que sea fácil archivar pero también fácil de encontrar lo archivado.
Y la tercera posibilidad es cuando es algo que debemos archivar pero que quiero retomar más adelante. Cosas como un plan de estudios para aprender inglés o un curso de alta gerencia o un plan de viaje para recorrer Europa pueden ser tareas que deberán archivarse en una carpeta especial que podremos llamar “algún día”.
Ok. Entonces resumiendo este punto si cuando nos preguntemos ¿esta tarea requiere de una acción? si la respuesta es NO, las tres posibilidades son: botar a la basura, archivar o poner la tarea en la carpeta de “Algún día” Si la respuesta es SI, a esta pregunta entonces nos debemos preguntar: ¿esta tarea requiere menos de dos minutos para hacerse?
Si la respuesta es SI, el método indica que debemos hacerla de inmediato, como contestar un correo sencillo, pagar una factura por internet, imprimir una receta saludable para esta noche, enviarle un mensaje romántico a tu esposa por whatsapp o confirmar una cita con tu cliente en la tarde.
Si por el contrario, NO es algo que puedas hacer en menos de dos minutos debido a su complejidad o porque tienes que dedicarle un buen tiempo para hacer dicha tarea como en mi caso podría ser grabar este podcast o en el tuyo diseñar una mejora en tu negocio, buscar apoyo espiritual, ir al gimnasio o hacer tu presupuesto deberás seguir a la siguiente fase, es decir, la fase de organización.
ORGANIZAR.
En la fase de organización vas a tomar todas las tareas que requieren acción y te van a tomar más de dos minutos gestionarlas. Pero antes de hacerlo, debes tener una herramienta fundamental a la hora de hacerlas: ¿y cuál es esta herramienta? el calendario.
Una cosa es tener una lista de tareas por hacer que vendría siendo el “que” y otra cosa es el “cuando” la vas hacer y esto se programa con el calendario.
Si no eres muy “amigo de la tecnología” aunque mi recomendación es que procures serlo, debes tener como mínimo una agenda física con todos los días del año. Si eres alguien que te viene bien la tecnología, puedes escoger cualquier herramienta de calendario, como la que tienes en tu celular, Google Calendar o la que más me gusta a mi: Microsoft Outlook.
Todas estas son herramientas excelentes de gestión del tiempo, pero mi recomendación es que tengas sólo una para todos los roles o áreas de tu vida. Si tienes más de un calendario te vas a enloquecer, porque tendrás que consultar en varios lugares las cosas que tienes que hacer. Es mejor tener un solo calendario para todo. Recuerda que el tiempo es como una sola bombonera donde metemos todas nuestras actividades y el calendario no debe ser la excepción.
Bueno. Cuando ya tienes listo tu calendario, vas a identificar si es algo que debes delegar o lo tienes que hacer tú.
Si revisando la tarea encuentras que es algo que debes delegar como por ejemplo la respuesta de un cliente a la propuesta que ya le enviaste o solicitaste una cotización para las próximas vacaciones con tu familia y no la has recibido, tendrás que tomar esa tarea y trasladarla al calendario definiendo la fecha en la que le vas hacer seguimiento, como llamar a ese cliente o vas a contactar a la agencia de viajes.
De otra parte, cuando la tarea es tu responsabilidad, tendrás que preguntarte si esa tarea requiere de una hora y una fecha en tu calendario para hacerla. De ser así, tendrás que registrarla en tu calendario para llevarla a cabo, como por ejemplo reunirte con tu pareja para hacer el presupuesto, tener una conversación difícil con un familiar, estudiar diferentes propuestas de universidades para hacer tu postgrado, elegir los días que le vas a dedicar tiempo a hacer ejercicio o a estudiar o definir las franjas horarias en la semana para desarrollar algún proyecto o simplemente para descansar, divertirte o pasar tiempo con tu familia. Todo esto dándole un enfoque a lo que es importante, más no a lo urgente.
Si la tarea puede hacerse en cualquier momento, puedes dejar la misma en tu lista de tareas, pero definir una rutina diaria o semanal para sentarte e ir gestionando dicha lista.
Hay algunas tareas que por su complejidad requieren categorizarlas como proyectos, como lo es por ejemplo la remodelación de tu casa o reorganizar tu negocio. En este caso dichas tareas van a tener subtareas y vas a tener que dedicarles un tiempo específico en tu agenda para irlas desarrollando.
Ejemplo de esto es que cuando éramos novios, mi esposa y yo teníamos agendados los Sábados en la tarde para realizar todo tipo de tareas relacionadas únicamente con nuestra boda y trasladábamos algunas cosas que debíamos hacer a nuestra agenda semanal. Organizar nuestro tiempo de esta manera fue fundamental para que ese día todo saliera muy bien.
Puede que te parezca muy ñoño llevar todo lo que hacemos a un calendario o agenda, pero es lo mejor que conozco para organizar bien el tiempo. Demanda disciplina, pero una vez has adquirido el hábito, todo se vuelve más fácil.
HACER.
Muy bien, Una vez que ya hemos recopilado las tareas, las hemos categorizado, hemos botado, archivado o gestionado aquellas que nos tomaron menos de dos minutos hacerlas y hemos calendarizado las que nos tomará más de dos minutos hacer, el siguiente paso es ejecutarlas. No basta con plasmar todo muy organizado en nuestras listas de tareas y agendas, si no las llevamos a cabo.
Todos los días antes de empezar, debemos gestionar las tareas en el orden que nos lo propusimos empezando por las tareas que nos generan más valor. Si por ejemplo tienes tu negocio, dale prioridad aquellas tareas que van a mejorar tu servicio al cliente o van aumentar tus ventas. Si quieres mejorar tu salud, deberías empezar el día haciendo ejercicio. Si quieres fortalecer tu relación de pareja, podrías empezar tu día enviándole flores a tu esposa. Si estás trabajando en un proyecto trabajar en él durante las primeras horas de la mañana Recuerda, concéntrate en lo importante, no en lo urgente.
Los expertos aconsejan hacer las tareas más importantes al comienzo y dejar para la tarde las menos importantes, como chequear los mensajes del correo electrónico, devolver algunas llamadas o revisar las redes sociales.
En este sentido ayuda muchísimo tener rutinas o hacer lo que se llama Time blocking, consistente en definir franjas horarias para dedicarle tiempo a una sola cosa, sin interrupciones y con total enfoque en ellas.
Si por ejemplo trabajas en ventas podrías definir una franja horaria exclusiva para sólo llamar clientes o si quizás eres periodista, Youtuber o generas algún tipo de contenido, establecer una franja horaria en la cual te vas a dedicar a generar ese contenido o si por ejemplo, quieres estrechar tu relación con tu pareja e hijos convendría definir hasta que horas vas a trabajar y dedicarte a ellos sin un celular en tu mano. En definitiva, define cuales son las tareas más valiosas en cada área de tu vida, establece rutinas y concéntrate en ello.
De igual manera así como disciplinado también debes ser flexible. Es normal que de vez en cuando surjan cosas inesperadas y ello te obligará a reacomodar tu agenda y tus rutinas.
REVISAR.
Y finalmente, la última fase de este método consiste en hacer una revisión diaria o al menos semanal de la gestión de nuestro tiempo. Para ello debemos elegir un horario sin interrupciones que puede ser media hora al final del día o una o dos horas el Viernes en la tarde, tiempo en el cual evaluaremos nuestra semana y volveremos a repetir nuevamente el proceso de recopilar las tareas, categorizarlas, botar, archivar o gestionar aquellas que nos tomaron menos de dos minutos y programar las que nos tomará más de dos minutos la siguiente semana y sobretodo reflexionar sobre lo que hemos hecho y haremos en el futuro.
Esta fue mi adaptación del método “organízate con eficacia” Si quieres profundizar en él te dejo el flujograma del método y la información del libro de David Allen si quieres leerlo.
Para concluir
Como lo hemos visto en estos dos episodios, el tiempo es más que dinero… ¡es también vida! y la forma en que lo administremos determinará nuestro fracaso o nuestro éxito como individuos. Te invito a que lo aproveches al máximo y te dejo una vez más con la frase de Benjamin Franklin que resume estos dos episodios: ¿Amas la vida? Pues si amas la vida no malgastes el tiempo, por que el tiempo es el material del que está hecha la vida”.
Si quieres escuchar el podcast de este post, ve a:
https://soundcloud.com/consejo-financiero/episodio-45-el-tiempo-es-dinero-y-tambien-vida-parte-2
Deja un comentario